Web Content Management - 10 CMS Tipps

10 Kernkriterien, die bei der Auswahl eines Content Management Systems (CMS) beachtet werden sollten

Professionelle Content Management Systeme (CMS), die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer und großer Unternehmen zugeschnitten sind, können helfen, Websites, Intranets und sogar personalisierte Portale effizient einzurichten und schlank zu betreiben. Damit die Entscheidung für das passende Hilfsmittel etwas leichter fällt, hat RedDot zehn Kernkriterien zusammengestellt, die bei der Auswahl eines Content Management Systems zu beachten sind:

1. Leichte Bedienbarkeit: Ein Webauftritt sollte von genau den Mitarbeitern gepflegt werden können, die über das Fachwissen verfügen. Deshalb sollten auch Mitarbeiter ohne spezielles Web-Know-how schnell zu guten Ergebnissen gelangen können. Ein leicht zu bedienendes CMS  erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern und minimiert den Aufwand für Einweisungen und Schulungen. Technologie und Features sind letztlich nicht alles, was zählt.
   
   
2. Einheitliches Erscheinungsbild: Der Internetauftritt ist die virtuelle Visitenkarte des Unternehmens und oft der erste Kontakt zu Interessenten. Wichtig ist daher, dass das CMS automatisch das Corporate Design einhält und Aktualisierungen einheitlich über die ganze Website hinweg vornimmt - auch wenn viele Mitarbeiter damit arbeiten.
   
   
3. Hohe Integrationsfähigkeit: Wer bereits verschiedene Systeme im Unternehmen einsetzt, weiß, wie wichtig deren technische Flexibilität ist. Offene Schnittstellen sind für das CMS entscheidend, um mit den unterschiedlichen ERP-, CRM-, SCM-, Shop- und Branchen-Lösungen ohne größeren Anpassungs- und Programmieraufwand korrespondieren zu können. Nur so lassen sich beispielsweise Produktdaten aus dem Produkt-Planungssystem mit Texten, Bildern und Videos aus unterschiedlichen Quellen verbinden und einheitlich publizieren.
   
   
4. Schlanker Bedarf an IT-Ressourcen: Web-Projekte sollten sich auch ohne Hilfe von IT-Experten managen und ausbauen lassen. Besonders dann, wenn man für die unternehmensweite IT-Administration externe Dienstleiter zu Rate zieht und keine eigene IT-Abteilung hat. Mit einem guten CMS können Websites, Portale und Intranets auch ohne Web-Agenturen und Spezialisten verwaltet und erweitert werden.
   
   
5. Internationaler Aktionsradius: Unternehmen mit internationalen Standorten und/oder mit dem Ziel, ausländische Kunden und Partner zu gewinnen, sollten ihr Augenmerk auf die Mehrsprachigkeit des CMS richten. Wichtig ist dabei, dass sich der Webauftritt auch in mehreren Sprachen effizient pflegen und systematisch um zusätzliche Sprachen erweitern lässt. Geschäfte lassen sich schließlich in der Muttersprache am besten abwickeln. Über mehrsprachige Websites können Unternehmen kostengünstig neue Märkte erschließen und die Kommunikation - intern und extern - fördern.
   
   
6. Vertrauenswürdiger Hersteller: Die Anforderungen an die Technik entwickeln sich permanent weiter. Das CMS sollte mit neuen Ansprüchen mitwachsen und durch regelmäßige Updates aktualisiert werden können. Deshalb sollte ein Anbieter gewählt werden, der auch langfristig mit Updates und Support zur Verfügung steht.
   
   
7. Überschaubare Kosten: Viele Internet-Dienstleister und Anbieter versuchen, mit besonders günstigen Einstiegspreisen Neukunden zu ködern. Im Projektverlauf kann es jedoch schnell zu hohen Folgekosten durch Anpassungen und Programmierungen kommen. Genaue Kostenvoranschläge mit Minimum/Maximum-Szenarien helfen, den Überblick zu bewahren und sich nicht nur von den anfänglichen Lizenzkosten beeinflussen zu lassen.
   
   
8. Glaubwürdige Branchen-Referenzen: Verkäufer tendieren nach landläufiger Meinung dazu, mehr zu versprechen, als die Produkte letztendlich leisten können. Durch ein Gespräch mit einem oder mehreren CMS-Nutzern - möglichst aus der eigenen Branche - erfährt man viel über die wahren Vor- und Nachteile eines CMS. Anbieter sollten Unternehmen auf Wunsch einige Referenzkunden als Gesprächspartner benennen können.
   
   
9. Keine unnötigen Barrieren: Erfolgreiche Neukunden- und Partner-Ansprache erfordert heutzutage, Websites barrierefrei zu gestalten und Industriestandards zu erfüllen. Eine Reportfunktion des CMS sollte daher zu jeder Zeit anzeigen, ob Links ins richtige Ziel führen, Bilder korrekt benannt und alle Texte fehlerfrei und leicht zugänglich sind. Anhand einer Auswertung können Fehlerquellen behoben werden, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen.
   
   
10. Unkomplizierte Ausbaufähigkeit: Ein gutes CMS bietet die Möglichkeit der modularen Erweiterung. Im Laufe des Unternehmenswachstums muss ein CMS mitwachsen können, um investitionssicher zu sein und die Anforderung von Management und Belegschaft gleichermaßen zu erfüllen. So sollte sich ein Intranet zu einem schlagkräftigen Mitarbeiterportal ausbauen oder eine neue Applikation jederzeit integrieren lassen. Besonders wenn es gilt, Geschäftsprozesse zu optimieren und transparent zu machen oder Dokumenten-Management-Funktionalitäten zu ergänzen, stoßen viele Systeme schnell an ihre Grenzen. Langfristig gut beraten ist derjenige, der sein System unkompliziert und kosteneffektiv bis zu einer Enterprise Content Management-Lösung erweitern kann.

Quelle: RedDot Solutions AG